Svarīgs vai steidzams?

Apraksts

Man ir divu veidu problēmas: steidzamās un svarīgās. Steidzamās nav svarīgas, bet svarīgās nekad nav steidzamas.

Bijušais ASV prezidents Dvaits Deivids Eizenhauers

Mūsu darbībā var izdalīt steidzamus un svarīgus uzdevumus: svarīgās darbības sekmē mūsu personīgos un uzņēmuma mērķus; steidzamās darbības pieprasa, lai tās veiktu nekavējoši, tās parasti sekmē citu cilvēku mērķus. Lielāku uzmanību mēdzam pievērst steidzamajiem uzdevumiem, jo to nepildīšanai ir tūlītējas sekas.

Uzdevums

Noskaidrojot, kuras darbības ir steidzamas un kuras svarīgas, ir vieglāk izbrīvēt laiku svarīgo uzdevumu veikšanai.

• Vispirms uzraksta uz papīra visas darbības, kuras ikdienā veic savā darbā.
• Tās ieraksta tabulā.

Kā rīkoties ar šiem uzdevuma veidiem?

Svarīgs un steidzams

Šeit var izdalīt paredzamas un neparedzamas darbības. Tā kā darba gaitā vienmēr uzradīsies kādi neparedzēti un steidzami uzdevumi, ir svarīgi, plānojot savu laiku, paredzēt rezervi šo «ugunsgrēku dzēšanai». Attiecībā uz paredzētiem uzdevumiem daudzi cilvēki cīnās ar sevi, jo ir tieksme atlikt darbus, šādi radot sev papildus stresu un tērējot laiku – domājot par darāmiem darbiem, nevis tos darot. Kā varam palīdzēt sev/citiem tikt galā ar šo problēmu?

Svarīgs, bet nav steidzams

Šeit ietilpst darbības, kas var palīdzēt mums attīstīties un augt, piemēram, mācīties, pārdomāt, kā lietas darīt efektīvāk, vai atpūsties. Bieži vien šie uzdevumi tiek atstāti novārtā, jo tie nav steidzami un tos var atlikt. Ko varam darīt, lai veltītu pietiekami daudz uzmanības šiem uzdevumiem?

Nav svarīgs, bet ir steidzams

Šīs ir darbības, kuras atņem laiku no svarīgām lietām. Ļoti bieži šie ir citu cilvēku uzdoti uzdevumi, kurus esam uzņēmušies, jo nemācējām pateikt «nē». Vai varam tos nodot citam vai pārcelt? Kādi ir gadījumi, kad mums ir tiesības atteikt otra lūgumu veikt kādu darbu? Ko varam darīt, lai stiprinātu mūsu spēju pateikt «nē»?

Nav svarīgs un nav steidzams

Šīs darbības novērš mūsu uzmanību un nenes konkrētu labumu. Pēc idejas vajadzētu varēt vienkārši atteikties no šādiem «laika ēdājiem»; kāpēc vairumam cilvēku ir tik grūti to izdarīt? Ko mēs zaudētu, ja beigtu darīt šīs lietas? Kas mums varētu palīdzēt, to izdarīt?

Treniņš

1. Izveido 4-6 cilvēku grupas.
2. Katra grupa uzņemas atbildību par vienu darbību kategoriju un pārdomā konkrētas rīcības, ko darīt lietas labā; idejas uzraksta uz lielām papīra loksnēm vai līmlapiņām.
3. Pēc 15 minūtēm katra grupa prezentē savas idejas.

Piezīmes

Aprakstā ir izmantots MindTools raksts «Eisenhower’s Urgent/Important Principle».